servizi di base - Centro Servizi Immobiliari
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amministrazioni condominiali conto terzi
AMMINISTRAZIONE CONDOMINIALE CONTO TERZI - SERVIZI DI BASE
gestione generale
finalità
la gestione generale comprende il supporto gestionale e operativo finalizzato all'espletamento degli adempimenti generali dell’amministratore di condominio, previsti dalle vigenti normative o comunque necessari o utili per la gestione dell’immobile e dei rapporti con i condòmini, a partire dall'affidamento fino alla cessazione dell'incarico
amministrazione ordinaria
servizi relativi alla nomina e/o al rinnovo dell’incarico dell'amministratore:
- affissione dell’indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell'amministratore sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi
(C.C. - art. 1129, c. 5)
- tenuta del registro di nomina e revoca dell’amministratore, nel quale sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 7)
servizi operativi e di segreteria:
- gestione e cura della corrispondenza condominiale
- predisposizione e invio di avvisi, comunicati, richiami, diffide
- gestione chiamate e appuntamenti
- effettuazione di sopralluoghi e/o ispezioni, ove necessario
servizi relativi alla cessazione dell’incarico dell'amministratore:
- consegna di tutta la documentazione in proprio possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini
(C.C. - art. 1129, c. 8)
amministrazione straordinaria
servizi vari:
- consulenza per la formazione o la revisione del regolamento di condominio, contenente le norme relative a:
- uso delle cose comuni
- ripartizione delle spese, secondo i diritti e gli obblighi spettanti a ciascun condomino
- tutela del decoro dell’edificio
- amministrazione
(C.C. - art. 1138)
- consulenza per la formazione, la rettifica o la modifica delle tabelle millesimali allegate al regolamento di condominio, in conformità alle disposizioni vigenti
(Disp. Att. C.C. - artt. 68-69)
- consulenza relativa a problematiche relative alle singole unità immobiliari
gestione dati
finalità
la gestione dati comprende il supporto gestionale e operativo relativo al trattamento dei dati condominiali, ivi comprese la raccolta, l’utilizzo, la consultazione, l’aggiornamento, l’archiviazione e la cancellazione dei dati stessi, garantendo:
- riservatezza dei dati (le informazioni ed i dati personali devono essere conosciuti solo da chi ne ha il diritto)
- integrità dei dati (correttezza dei dati presenti negli archivi)
- disponibilità dei dati (i dati devono essere accessibili quando richiesti)
amministrazione ordinaria
tenuta del registro di anagrafe condominiale, comprendente la formazione e l’aggiornamento del registro stesso, contenente:
- le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio
- i dati catastali di ciascuna unità immobiliare
- ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 6)
trattamento dei dati personali dei condòmini o di soggetti terzi (raccolta, archiviazione, utilizzo, consultazione, aggiornamento, cancellazione), pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni, nel rispetto delle disposizioni a tutela della privacy
(D.Lgs. n. 196/2003)
amministrazione straordinaria
raccolta delle informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe condominiale, comprendente:
- richiesta delle informazioni necessarie tramite lettera raccomandata, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni da parte dei condòmini
- acquisizione delle informazioni necessarie, in caso di omessa o incompleta risposta entro trenta giorni dalla richiesta, con addebito del costo ai responsabili
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 6)
gestione documenti
finalità
la gestione documenti comprende il supporto gestionale e operativo relativo all’utilizzo, alla consultazione, all’aggiornamento, alla conservazione e all’archiviazione della documentazione condominiale, sia in forma cartacea, che informatica
amministrazione ordinaria
conservazione dei documenti condominiali, comprendente:
- conservazione di tutta la documentazione inerente alla gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 8)
- predisposizione di adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati conservati sotto forma di documentazione cartacea e/o in formato elettronico, atte a prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali
(D.Lgs. n.196/2003)
attivazione delle modalità di accesso agli atti condominiali da parte degli interessati, con possibilità, previa richiesta, di prendere visione gratuitamente dei seguenti documenti e/o di estrarne copia a spese degli stessi richiedenti:
- registri condominiali (registro di anagrafe condominiale, registro dei verbali delle assemblee, registro di nomina e revoca dell’amministratore, registro di contabilità)
(C.C. - art. 1129, c. 2)
- rendicontazione periodica
(C.C. - art. 1129, c. 7)
- documenti giustificativi di spesa
(C.C. - art. 1130-bis, c. 1)
amministrazione straordinaria
attivazione e gestione di un sito internet del condominio, su richiesta dell’assemblea e con spese a carico dei condòmini, che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare
(Disp. Att. C.C. - art. 71-ter - D.Lgs. n.196/2003)
gestione assemblee e riunioni
finalità
la gestione assemblee e riunioni comprende il supporto gestionale e operativo collegato alle assemblee e alle riunioni condominiali, quali: convocazione, redazione e registrazione dei verbali, invio dei verbali, con esclusione della partecipazione alle assemblee e alle riunioni, di competenza dell'amministratore nominato
amministrazione ordinaria
adempimenti relativi all’assemblea ordinaria annuale:
- convocazione assemblea ordinaria annuale per l’approvazione del rendiconto condominiale (C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 1) e per le deliberazioni di cui all’art. 1135 C.C., entro 180 giorni dalla redazione del rendiconto medesimo
(C.C. – art. 1130, c. 1, p.to 10)
- trascrizione del processo verbale di assemblea ordinaria nel registro dei verbali delle assemblee
(C.C. - art. 1136, c. 7)
- invio copia del processo verbale di assemblea ordinaria a tutti i condòmini (assenti e presenti)
tenuta del registro dei verbali delle assemblee, al quale è allegato il regolamento di condominio e nel quale sono annotate:
- le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea
- le deliberazioni
- le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 7 - art. 1138, c. 3)
amministrazione straordinaria
adempimenti relativi alle assemblee straordinarie:
- convocazione assemblee straordinarie quando ritenuto necessario dall'amministratore o a seguito di richiesta da almeno due condòmini che rappresentino 1/6 del valore dell’edificio
(Disp. Att. C.C. - art. 66, c. 1)
- trascrizione dei processi verbali delle assemblee straordinarie nel registro dei verbali delle assemblee
(C.C. - art. 1136, c. 7)
- invio copia dei processi verbali delle assemblee straordinarie a tutti i condòmini (assenti e presenti)
adempimenti relativi alle riunioni del consiglio di condominio:
- convocazione riunioni del consiglio di condominio eventualmente nominato dall’assemblea, avente funzioni consultive e di controllo
(C.C. - art. 1130-bis, c. 2)
gestione contabilità
finalità
la gestione contabilità comprende il supporto gestionale e operativo finalizzato alla corretta tenuta delle scritture contabili obbligatorie, previste dalla normativa civilistica e fiscale, nonché la ripartizione delle spese
amministrazione ordinaria
tenuta del registro di contabilità, anche con modalità informatizzate, nel quale sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 7)
predisposizione preventivo delle spese ordinarie occorrenti durante l’anno per la conservazione e godimento delle parti comuni dell’edificio e per la prestazione dei servizi nell’interesse comune
(C.C. - art. 1135, c. 1, p.to 2)
ripartizione tra i condòmini delle spese ordinarie in misura proporzionale al valore della proprietà
(C.C. - art. 1135, c. 1, p.to 2 - art. 1123)
redazione del rendiconto condominiale annuale della gestione, contenente le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, espressi in modo da consentire l’immediata verifica; esso è composto da:
- registro di contabilità (C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 7)
- riepilogo finanziario
- nota sintetica esplicativa della gestione, con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti
(C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 10 – art. 1130-bis, c.1 )
amministrazione straordinaria
ripartizione tra i condòmini delle spese straordinarie in misura proporzionale al valore della proprietà
(C.C. - art. 1135, c. 1, p.to 2 - art. 1123)
verifica della contabilità del condominio in qualità di revisore, da effettuarsi in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, previa nomina da parte dell’assemblea condominiale
(C.C. - art. 1130-bis, c. 1)
contabilità separata per ripartizione spese proprietario/inquilino
gestione
economico-finanziaria
finalità
la gestione economico-finanziaria comprende il supporto gestionale e operativo relativo a:
- monitoraggio generale della situazione economico-finanziaria del condominio
- programmazione e gestione delle spese e degli investimenti da effettuare sull’immobile
- gestione delle rate, ivi compresa la verifica della puntualità dei pagamenti e la gestione delle situazioni di morosità
- gestione del conto corrente bancario o postale del condominio
- irrogazione delle sanzioni per le infrazioni al regolamento di condominio
con esclusione della gestione dei movimenti finanziari, di competenza dell'amministratore nominato
amministrazione ordinaria
supporto operativo alla gestione economico-finanziaria ordinaria del condominio, con particolare riferimento a:
- riscossione dei contributi dovuti dai condòmini, occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni
(C.C. – art. 1130, c. 1, p.to 3)
- erogazione delle spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni
(C.C. – art. 1130, c. 1, p.to 3)
- apertura e gestione di uno specifico conto corrente intestato al condominio, postale o bancario, sul quale far obbligatoriamente transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio
(C.C. - art. 1129, c. 7)
amministrazione straordinaria
supporto operativo per la gestione economico-finanziaria straordinaria del condominio, con riferimento a:
- costituzione obbligatoria di un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori di manutenzione straordinaria; se i lavori devono essere eseguiti in base a un contratto che ne prevede il pagamento graduale in funzione del loro progressivo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti
(C.C. - art. 1135, c. 1)
- ricerca e gestione di finanziamenti necessari a sostenere le spese straordinarie (previa deliberazione assembleare)
- erogazione delle spese occorrenti per le opere di manutenzione straordinaria e/o le innovazioni approvate in assemblea
(C.C. – art. 1130, c. 1, p.to 3)
- riscossione dei contributi dovuti dai condòmini, occorrenti per le opere di manutenzione straordinaria e/o le innovazioni approvate in assemblea
(C.C. – art. 1130, c. 1, p.to 3)
- riscossione forzosa dei contributi ordinari e/o straordinari da parte dei condòmini inadempienti, in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, tramite sollecito di pagamento e messa in mora, con raccomandata A.R. o PEC e addebito delle relative spese
(C.C. - art. 1129, c. 9 - Disp. Att. C.C. - art. 63, c. 1)
- irrogazione delle sanzioni per le infrazioni al regolamento di condominio, secondo quanto stabilito nella relativa delibera assembleare
(Disp. Att. C.C. - art. 70)
gestione adempimenti fiscali
finalità
la gestione adempimenti fiscali comprende il supporto gestionale e operativo finalizzato all'espletamento degli adempimenti obbligatori a carico del condominio previsti dalla normativa vigente in materia fiscale, a carico dell'amministratore, ai sensi dell’art. 1130, c. 1, p.to 5 del codice civile
amministrazione ordinaria
richiesta di variazione all'Agenzia delle Entrate in caso di subentro ad altro soggetto (amministratore) (in forma cartacea o per via telematica, tramite intermediario abilitato al servizio telematico Entratel)
assistenza all'espletamento degli adempimenti del condominio in qualità di sostituto di imposta, quali:
- effettuazione delle ritenute d’acconto sui pagamenti erogati dal condominio, quali:
- compensi per lavoro dipendente (ad es.: portiere)
- compensi per lavoro autonomo anche occasionale (compensi dell’amministratore e/o di altri professionisti quali ingegneri, geometri, ecc.)
- corrispettivi dovuti per prestazioni relative a contratti di appalto di opere o servizi effettuate nell’esercizio di impresa e di attività commerciali occasionali e non abituali (ad. es: prestazioni eseguite per interventi di manutenzione o ristrutturazione dell'edificio condominiale e degli impianti elettrici o idraulici, ovvero per l'esecuzione di attività di pulizia, manutenzione di caldaie, contratto di servizio di energia, ascensori, giardini, piscine e altre parti comuni dell'edificio)
- versamento mensile delle ritenute d’acconto, tramite mod. F24 con invio telematico
- rilascio della certificazione delle ritenute d’acconto, sottoscritta anche mediante sistemi di elaborazione automatica, attestante l’ammontare delle somme e valori corrisposti nell’anno precedente nonché la relativa causale e l’ammontare delle ritenute operate
- presentazione della dichiarazione dei sostituti d’imposta (mod. 770 Semplificato), contenente i dati riguardanti le ritenute effettuate e il relativo versamento, da presentare esclusivamente in via telematica, tramite intermediario abilitato al servizio telematico Entratel
- fornitura di tutte le notizie e/o i documenti relativi alla gestione condominiale eventualmente richiesti dagli uffici dell’Agenzia delle Entrate
comunicazione all’Anagrafe Tributaria dell’importo complessivo dei beni e servizi acquistati da ciascun condominio nell’anno solare e i dati identificativi dei relativi fornitori a mezzo della compilazione del quadro AC del modello UNICO
amministrazione straordinaria
richiesta del codice fiscale all'Agenzia delle Entrate in caso di costituzione di un nuovo condominio
predisposizione e rilascio della dichiarazione attestante la quota di reddito imputabile a ciascun condòmino derivante dalla eventuale presenza di attività produttive di reddito svolte nelle parti comuni, quali:
- locazione delle parti comuni del condominio
- concessione dell'utilizzo delle parti comuni del condominio da parte di soggetti estranei (ad es.: installazione di cartelloni pubblicitari, antenne o ripetitori)
- produzione e cessione di energia tramite pannelli fotovoltaici (cd. “conto energia” o "tariffa incentivante")
(D.Lgs. 29.12.2003, n. 387)
adempimenti relativi al versamento imposte per conto del condominio (ove consentito) (Legge n. 147/2013 c.d. "Legge di stabilità 2014", art. 1, c. 639), quali:
- versamento complessivo dell’IMU e della TASI per conto dei condòmini, nei comuni in cui tale procedura è consentita
- ripartizione delle imposte versate tra i condòmini in base ai rispettivi millesimi di proprietà
- consegna ai condòmini della documentazione relativa alla determinazione e al versamento dell’imposta
adempimenti relativi alla fruizione della detrazione fiscale da parte dei singoli condòmini sulle spese sostenute per l’esecuzione di lavori di ristrutturazione edilizia sulle parti comuni o per gli interventi volti al contenimento dei consumi energetici, quali:
- predisposizione e rilascio della certificazione attestante l'espletamento di tutti gli adempimenti richiesti dalla legge e la quota della spesa imputabile a ciascuna delle unità immobiliari possedute dai singoli condòmini, calcolata in base ai millesimi di proprietà
- conservazione di tutta la documentazione relativa ai lavori di ristrutturazione edilizia, al fine di esibirla a richiesta degli Uffici
adempimenti previsti nel caso in cui il condominio abbia alle proprie dipendenze lavoratori dipendenti o assimilati:
- tenuta dei libri obbligatori (libro paga e libro matricola)
- adempimento degli obblighi nei confronti degli istituti previdenziali e assistenziali
gestione
fabbricato e parti comuni
finalità
la gestione fabbricato e parti comuni comprende il supporto gestionale e operativo per la conservazione, la valorizzazione e la riqualificazione delle parti comuni del condominio e dello stabile condominiale in generale
amministrazione ordinaria
assistenza tecnica e operativa per l'espletamento degli adempimenti generali relativi alla gestione delle parti comuni dell’edificio, quali:
- cura dell’osservanza del regolamento di condominio (C.C. -art. 1130, c. 1, p.to 1)
- disciplina dell’uso delle cose comuni e disciplina della fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini (C.C. -art. 1130, c. 1, p.to 2)
- compimento degli atti conservativi relativi alle parti comuni (C.C. -art. 1130, c. 1, p.to 4), cioè di quelle attività volte a conservare nel tempo il valore patrimoniale della proprietà comune e a tutelarla da azioni dannose, tramite le seguenti attività:
- gestione segnalazione guasti e relativi interventi di riparazione
- gestione sinistri assicurativi, ivi compresa la cura delle pratiche di risarcimento danno (denunce di sinistro, rapporti con i periti incaricati, gestione della liquidazione del danno) e la gestione dei relativi interventi di riparazione
- riferire all’assemblea le comunicazioni ricevute dai condòmini relativamente all’esecuzione di opere che interessino le parti comuni, quali:
- rinuncia all’utilizzo dell’impianto centralizzato di riscaldamento o di condizionamento da parte del singolo condòmino (C.C. -art. 1118, c. 4)
- esecuzione di opere all’interno delle singole unità immobiliari o nelle parti comuni di uso esclusivo (C.C. -art. 1122)
- installazione di impianti non centralizzati di ricezione radiotelevisiva, per i quali si rendano necessarie modificazioni delle parti comuni (C.C. -art. 1122-bis, c. 1-3-4)
- installazione di impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili al servizio di singole unità, per i quali si rendano necessarie modificazioni delle parti comuni (C.C. -art. 1122-bis, c. 2-3-4)
- esecuzione di opere di sopraelevazione da parte del proprietario dell’ultimo piano dell’edificio o del proprietario esclusivo del lastrico solare (C.C. -art. 1127)
- tutela delle destinazioni d’uso delle parti comuni, in caso di attività che incidano negativamente e in modo sostanziale sulle destinazioni d’uso medesime, con facoltà di diffidare l’esecutore e di richiedere la convocazione dell’assemblea per far cessare la violazione, anche mediante azioni giudiziarie (C.C. - art. 1117-quater, c. 1)
- acquisizione e conservazione di ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni (C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 6), quale, ad esempio, la documentazione attestante:
- la conformità catastale
- la conformità urbanistico-edilizia (titoli abilitativi edilizi, atti e convenzioni, autorizzazioni/nulla osta, certificato di abitabilità/agibilità, autorizzazione scarico acque reflue, documentazione inerente le linee vita, ecc…)
- la sicurezza antincendio (Certificato Prevenzione Incendi, estintori, impianto idrico-antincendio, locale caldaia, ecc…)
- la conformità degli impianti (impianto elettrico, impianto di terra e/o di protezione dalle scariche atmosferiche, ascensore, automazione cancelli, riscaldamento, canne fumarie, ecc…)
- la sicurezza antisismica
servizi connessi all'esecuzione delle deliberazioni dell'assemblea ordinaria annuale in merito alla gestione delle parti comuni dell'edificio (C.C. - art. 1130, c. 1, p.to 1), quali:
- ricerca fornitori, richiesta preventivi, nonché assistenza alla sottoscrizione, al rinnovo e/o all'aggiornamento dei contratti relativi a:
- utenze condominiali (elettricità, gas, acqua, ecc…)
- fornitura di servizi condominiali (pulizie, spurghi, disinfestazione / derattizzazione, ecc…)
- manutenzione programmata dello stabile condominiale (conduzione impianto riscaldamento, manutenzione estintori, manutenzione ascensore, manutenzione del verde, verifiche periodiche degli impianti di messa a terra e dei cancelli motorizzati, ecc…)
- assicurazione del fabbricato
- cura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione (Comune, VVFF, ASL), i fornitori, gli eventuali dipendenti e collaboratori, gli eventuali professionisti esterni, le proprietà contigue ed i terzi in genere
- consultazione di professionisti esterni (tecnici, legali, ecc…)
amministrazione straordinaria
assistenza tecnica e operativa per l'esecuzione delle deliberazioni dell’assemblea in merito alle opere di manutenzione straordinaria e/o alle innovazioni (C.C. - art. 1123, c. 1 – art. 1135, c. 1, p.to 4), tramite:
- ricerca fornitori, richiesta preventivi e sottoscrizione dei relativi contratti d’appalto
- ricerca dei professionisti, richiesta preventivi per le relative prestazioni e sottoscrizione degli incarichi professionali
- esecuzione dei sopralluoghi necessari
- cura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione (Comune, VVFF, ASL), i fornitori, gli eventuali dipendenti e collaboratori, gli eventuali professionisti esterni, le proprietà contigue ed i terzi in genere
- espletamento di tutti gli adempimenti relativi alla sicurezza nel cantiere previsti dalle disposizioni vigenti
- acquisizione e conservazione della documentazione attestante la conformità delle opere eseguite alle disposizioni prescritte dalle vigenti norme di Legge, quali:
- conformità catastale
- conformità urbanistico-edilizia (titoli abilitativi edilizi, atti e convenzioni, autorizzazioni/nulla osta, certificato di abitabilità/agibilità, autorizzazione scarico acque reflue, documentazione inerente le linee vita, ecc…)
- sicurezza antincendio (Certificato Prevenzione Incendi, estintori, impianto idrico-antincendio, locale caldaia, ecc…)
- conformità degli impianti (impianto elettrico, impianto di terra e/o di protezione dalle scariche atmosferiche, ascensore, automazione cancelli, riscaldamento, canne fumarie, ecc…)
- sicurezza antisismica
assistenza tecnica e operativa per l'esecuzione dei lavori di manutenzione straordinaria che rivestano carattere urgente
(C.C. - art. 1135, c. 2)
assistenza tecnica e operativa per la partecipazione e collaborazione a progetti, programmi e iniziative territoriali promossi dalle istituzioni locali o da soggetti privati qualificati, anche mediante opere di risanamento di parti comuni degli immobili nonché di demolizione, ricostruzione e messa in sicurezza statica, al fine di favorire il recupero del patrimonio edilizio esistente, la vivibilità urbana, la sicurezza e la sostenibilità ambientale della zona in cui il condominio è ubicato, previa autorizzazione dell’assemblea
(C.C. - art. 1135, c. 3)
AVVERTENZA:
la presente pagina ha valore puramente informativo e non costituisce elemento né presupposto contrattuale